NO.34 あるグローバル企業の国内支社は、広報・政府関係(PGA)部門の業務プロセスの改善に苦慮している。社外の利害関係者と効果的に仕事をするために、PGAの社員は膨大な量の情報を収集、管理、交換する必要がある。複雑な案件では、異なる部署の多くの社員が協力する必要がある。情報を共有し、対応する活動を調整する能力は、会社の成長計画にとって極めて重要である。現在のツールややり方では、この目的を十分に果たせない。数年前に導入された既存のシステムは、アクティブ・ユーザーが数人しかいない。PGAの従業員の大半は、システムが使いにくく、必要な機能が欠けているため、使用を避けている。その結果、利用可能な情報はほとんどが構造化されておらず、ローカルか共有ネットワークドライブに保存されている。紙媒体でしか存在しない情報もある。
プロジェクトのスポンサーである同支部のPGA責任者は、数カ月前に他の2つの支部が導入に成功した設定可能なソリューションを導入したいと考えている。どちらの導入も3人のソリューション・コンサルタントが担当し、彼らはプロジェクトを支援する。彼らは、PGAのニーズに合わせてソリューションを調整し、PGAスタッフのトレーニングも担当する。彼らの支援により、スポンサーは約3ヶ月でプロジェクトを完了する予定である。
ソリューション・コンサルタントは、他のプロジェクト・チームより7時間早く他国に在住している。彼らはパートタイムで対応するが、初期トレーニングを実施し、システムの本番への最終展開に参加するため、PGAの中央オフィスに1週間の長期出張を2回予定している。コンサルタントは、必要なデータの収集とカスタマイズ要件の定義を支援するビジネスアナリスト(BA)を期待している。
ソリューション・コンサルタントは、ソリューションにすでに実装されているすべての要件をスプレッドシートで作成した。このカタログの要件は、部分的にユーザータスクごとに、部分的にシステム機能ごとに整理されている。このブランチには、PGA ユーザーの役割の明確な定義があり、要件仕様の構成に異なるアプローチを使用しています。
BAはカスタマイズ要件をどのように整理すべきか。